Erfaringsbaseret projektstyring


ur

 

Jeg tror de fleste kan have glæde af god og præcis tidsstyrring. For virksomhederne betyder det at projekterne ledes sikkert i mål, overholder deadline, bliver solgt til den rigtige pris og medarbejderne ikke bliver voldsomt belastet af overarbejde. For den studerende kan det være med til at sætte ro og styr på hverdagen. Jeg har en metode som jeg har anvendt med succes i mange år, måske den også kan være en hjælp for dig?

Metoden kalder jeg for erfaringsbaseret tidsstyring. Den er ret enkel, for den handler om at i estimerings- og planlægningsfasen, er det ikke kun intuitionen der får lov til at bestemme. Tidsplanerne lægges ud fra en erfaring der også findes tal på. For at få tal på opgaverne skal du bruge en timer som kan optage den tid du bruger. Med tallene har du så et ret sikkert grundlag når du efterfølgende møder lignende opgaver. Jeg har estimeret projekter på alt fra 4timer til omkring 1år, med denne metode, og de har altid holdt meget præcist.

Som studerende startede jeg med at udvikle min egen lille applikation til det formål. Den kan du læse mere om her. I dag bruger jeg Toggl.com, som er lidt mere avanceret. Jeg har desuden rigtig gode erfaringer med Syncd.com Det vigtigste er at det program du vælger er brugervenligt, og ikke er en belastning at anvende i det daglige, for du kommer til at bruge det rigtig meget.

Din rutine fremover skal være at du altid starter dit arbejde med at sætte timeren i gang ved hver ny opgave. Og under arbejdet skal du så ikke tænke mere på den. I Toggl, eller hvilket program du nu vælger at bruge, starter du med at oprette den kunde eller det fag, du skal til at arbejde med. Og herefter sætter du så timeren i gang på den konkrete opgave. Efter et par uger begynder du at have nok data, til at kunne analysere på din tid. 

tidsstyring

Selvfølgelig er der aldrig to opgaver der er helt ens. Men det du kan få ud af at analysere din tid, er at du får et langt mere præcist indblik i hvad det er du bruger din tid på, end din gode intuition kan give dig. Når du så næste gang møder en lignende opgave, skal du kombinere den erfaring du kan trække ud af timeren med den viden du har om den nye opgave. Og her fra kan du så estimere den tid du har brug for. Så enkelt er det.

Jo længere tid du har brugt timeren i dit arbejde, jo mere konkret viden begynder du også at få om de enkelte opgaver. Og nogle gange er det ikke engang nødvendigt at slå op i statestikken for lignende opgaver længere - Du ved jo hvad det kræver. 

Udover at du kan lave erfaringsbaseret tidsstyring på dine projekter, er der også en række andre fordele ved at bruge timeren. Hvis du arbejder på løbende tid, kan du bruge timeren til at fastsætte den endelige pris. De fleste timere har også et integreret faktureringssystem, så du her fra kan sende regningen til kunden. Timeren kan desuden være med til at give dig en mindre stresset hverdag. Dels fordi du har mere tryghed omkring det der kommer, men også fordi du kan se tilbage og få et klart billede af hvad du har arbejdet med.

timer analyse

 

Erfaringsbaseret tidsstyring for projektledere

Værktøjerne her kan godt bruges forkert - Her er nogle råd til hvordan du får det bedste ud af det

Når du præsenterer værktøjet her for dine medarbejdere, er der stor sandsynlighed for at du vil opleve stor modstand. Mange vil se det som en sur ekstra opgave, som de ikke helt kan forstå hvad de får ud af. Jeg har set og hørt om det fra flere virksomheder, og det kan godt være en rigtig slem omgang. I mine øjne er der dog 2 ting du kan gøre for at introduktionen til det nye værktøj bliver så god som overhovedet muligt. 

  1. Vælg en timer som er brugervenlig og har et godt design
  2. Gør det klart overfor medarbejderne hvad du vil bruge værktøjet til

 

Hvis medarbejderne ikke skal føle timeren som en ekstra byrde i det daglige, er det vigtigt at den er meget nem at bruge. Er designet godt, er det også med til at sikre at motivationen er der.

Jeg har været i en virksomhed hvor vi fra den ene dag til den anden blev tvunget til at bruge programmet TimeLog Det kan uden tvivl mange andre gode ting end bare det at optage tiden. Men TimeLog er noget af det værste, jeg nogensinde har været udsat for, når det handler om brugervenlighed. Mange af funktionerne virkede ikke som man kunne forvente, var for komplicerede at anvende og designet virkede som et levn fra 90erne. Det gav rigtigt sure medarbejdere, og selv efter et års brug, kunne det få sindene i kog når tiden skulle registreres. Jeg vil derfor anbefale at design og brugervenlighed i timeren er med i dine overvejelser.

Det næste er at mange medarbedere vil føle sig overvågede, når de får at vide at de skal bruge en timer. Det er derfor vigtigt at du får fortalt hvordan du vil bruge det til at sikre at estimering og projektstyring bliver forbedret, og dermed giver en bedre arbejdsplads. For mig at se skal vi, som projektledere, som udgangspunkt bare have tillid til at vores medarbejdere gør deres bedste. Det er i hvert fald mærkeligt at basere sin arbejdsrelation på mistillid.

Forskellige medarbejdere performer forskelligt, ligesom de har forskellige kvaliteter. Vores opgave som ledere er at projekterne er solgt rigtigt og er delt ud på de ritige medarbejdere. Og det er her timeren stråler, og er et fantastisk værktøj. I stedet for at overvåge, vil jeg bruge timeren til at evaluere arbejdet og ikke medarbejderen. Og det gør jeg ved at gå i dialog med medarbejderen om det arbejde han har lavet, for at kombinere statestikken fra timeren med hans konkrete erfaring med opgaven.  

Der er helt sikkert rigtig meget mere at sige om erfaringsbaseret tidsstyring. Men du har nu fået en god introduktion og mine vigtigste erfaringer med på vejen. Jeg håber det også kan være en rigtig god hjælp for dig.

 

Det vi gør godt i dag, kan vi altid gøre endnu bedre i morgen

 

Om Thuendesign

Karsten Thuen. Konceptudvikler og programmør. Forsøger at arbejde på samme måde som en dygtig snedker der både udtænker, tegner og bygger de lækre møbler. 

 

 

Udvalgte projekter

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5